EVENT MANAGER (H/F) HÔTEL BEL AMI & MONTALEMBERT

HÔTEL BEL AMI & MONTALEMBERT
RESPONSABILITE : S’assure de la conversion des demandes Banquets, Groupes JE et Groupes Hébergement au sein des hôtels Bel Ami & Montalembert, en assurant une réponse rapide et un suivi irréprochable des demandes, de la prise de contact à la facturation.
 
POSTE BASÉ : Bel Ami / Pour les hôtels Bel Ami & Montalembert
 
MISSIONS PRINCIPALES
  • Gestion des demandes groupes hébergement, séminaires & banquets pour les hôtels Bel Ami et Montalembert = rédaction des propositions, suivi des demandes, conversion en confirmations/rédaction des contrats
  • S’assure que les dossiers soient parfaitement réalisés pour la transmission des informations aux services opérationnels
  • Est en charge de l’atteinte de l’objectif budgété de ce segment pour les deux établissements
  • Assure la vente groupes, séminaires et banquets de la proposition tarifaire à la réalisation du contrat et envoi de facture pro forma
  • Collabore avec le Responsable des Ventes et l’Attaché commercial, à l’élaboration de la stratégie tarifaire pour son segment (locations de salons, privatisations, journée d’études et forfait pauses et déjeuners/dîners)
  • Développe et entretient le portefeuille des comptes de son segment
  • Assure la coordination des mises en places et déroulés des manifestations avec l’équipe de Restauration et principalement le coordinateur Séminaires et Banquets
  • Doit accueillir les clients le jour J et être le représentant des hôtels Bel-Ami et Montalembert
 
RESPONSABILITES COMMERCIALES
 
  • Sécurise le CA Hébergement, Séminaires & Banquets dans le respect des procédures internes
  • Assure un taux de conversion maximal des demandes reçues
  • Accueille les clients lors de leur arrivée pour leur événement
  • Qualifie chaque demande reçue afin de faire les meilleures propositions possibles
  • Fais le suivi client afin de savoir comment les prestations se sont déroulées
  • Répond à toutes les demandes en 24h, jours ouvrés
  • Assure les cotations des demandes dans les limites de ses capacités et interroge le yield manager ou sales manager en cas d’exceptions ou de doutes
  • Assure les visites des chambres et salons des hôtels Bel-Ami et Montalembert aux clients groupes, séminaires & Banquets en tenant un discours commercial
  • Assure des visites régulières des hôtels concurrents et un benchmark régulier.
  • Est amené à participer à l’élaboration d’offres promotionnelles MICE ou groupes
  • Est amené à participer à l’élaboration annuelle du PAC (Plan l’Actions Commerciales) sur le segment Groupes, Séminaires & Banquets
 
RESPONSABILITES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
  • Préparation et envoi des plannings et feuilles de fonction chaque jeudi/vendredi à tous les services concernés
  • Animation des réunions groupes chaque mercredi et jeudi (BA et HM) (=> présentation des évènements à venir) en présence des chefs de service concernés afin d’optimiser l’organisation et fidéliser la clientèle groupes, séminaires & Banquets
  • Relance des débiteurs divers des dossiers groupes, séminaires & banquets
  • Assure la facturation ainsi que le suivi des commissions agences
  • Assure un reporting précis des activités hebdomadaires via le rapport Weekly envoyé chaque vendredi
  • Participe au rapport Mensuel Commercial sur la partie Groupes, Séminaires & Banquets
  • Entretien de la base de données
  • Veille à la bonne marche du logiciel Opéra
  • En charge de la bonne application des procédures groupes au sein des deux hôtels
  • Saisi chaque début de semaine les ventes de la semaine dans Sales Force
  • Contrôle chaque semaine le rapport de ventes annuelles afin de gérer la multiplicité des demandes sur certaines dates.
RESPONSABILITES GENERALES - HUMAINES
  • Maintenir un bon esprit d'équipe
  • Assure la formation stagiaire sur la partie groupes séminaires et banquets
  • Assurer le bon fonctionnement des relations avec les autres Services
  • Rendre compte des difficultés et problèmes d’Exploitation à son N+1,.
 
PROFIL RECHERCHÉ
  • Application de la Luxury attitude
  • Attitude positive
  • Ponctualité
  • Anglais indispensable
  • Esprit d’équipe
  • Excellente présentation
  • Intégrité, honnêteté & ouverture d’esprit
  • Esprit d’analyse & Sens de l’organisation
  • Rigueur et fermeté dans le travail
  • Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Micros, Opéra)
  • Recherche de résultats
  • Respect des règles et procédures en vigueur
  • Bonne qualité d’écoute
  • Respect des échéances
  • Confidentialité
  • Flexibilité horaires et possibilité de coupures
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